Procedimiento

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	PROCEDIMIENTO
	Administracion y custodia del Archivo Central de la Administracion Central Municipal
	Versión 4
	Código PSI-SAM-PR-001

Proceso Servicios Administrativos

Estado Vigente

1. OBJETIVO


			Dar gestión al Archivo General del Municipio, mediante el recibo de las transferencias documentales en optimas condiciones previas de organización.

2. ALCANCE


			Inicia con la Elaboración del Plan Anual de Transferencias y finaliza con la verificación de requisitos de la transferencia y la comunicación a la Oficina Productora de aquellos requisitos que hayan sido incumplidos.

3. RESPONSABLE

Eddy Jazmin Garcia Veloza

4. CONDICIONES GENERALES


			1. Para realizar las transferencias documentales deben corresponder a las TRD aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Alcaldía de Manizales. 2. Los expedientes a transferir deben estar organizados según lo descrito en el Instructivo PSI-SAM-IN-001 Control y Ordenación de Registros basado en el Mini-Manual N°4 Tablas de Retención Documental y Transferencias Documentales. 3. Los expedientes a transferir deben haber cumplido su tiempo de retención en archivo de gestión o archivo central, según lo estipulado en las Tablas de Retención o Valoración Documental debidamente convalidadas.

5. DEFINICIONES


			5.1. ARCHIVO DE GESTIÓN: Corresponde a los documentos producidos por una Oficina durante su gestión administrativo y/o academica, son documentos activos y organizados por la Oficina productora, constituyen la primera fase del Sistema de Archivos


			5.2. ARCHIVO CENTRAL: Conjunto de documentos organizados según las Dependencias que los producen y transfieren desde su archivo de gestión. Es la segunda fase del Sistema de Archivos


			5.3. ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. Es la tercera fase del Archivo.


			5.4. DEPURACIÓN DOCUMENTAL: Operación, dada en la organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios


			5.5. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.


			5.6. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD): Listado de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


			5.7. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.


			5.8. VALOR DOCUMENTAL PRIMARIO: Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora. Se subdivide en: valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo.


			5.9. VALOR DOCUMENTAL SECUNDARIO: También denominado histórico o permanente y se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor acrecentado por el tiempo, y sirve como fuente para la investigación histórica y para la acción cultural

6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA

- acuerdo 027 de 2006
- manual tablas de retención documental
- tablas de retención documental

7. DESARROLLO

QUÉ SE HACE	QUIÉN LO HACE	REGISTRO	CÓMO LO HACE
Elaborar el Plan Anual de Transferencias	- Eddy Jazmin Garcia Veloza	Plan Anual de Transferencias	Este debe elaborarse de acuerdo a los tiempos establecidos en la TRD. La programación de las transferencias puede ser ajustada con los productores de los documentos.
Elaborar Circular Municipal	- Eddy Jazmin Garcia Veloza	Circular Municipal	La Circular contiene las fechas en las que se deberán efectuar las transferencias documentales por Dependencias y el código de los documentos (instructivo y formatos) necesarios para la organización del archivo de gestión a transferir.
Comunicar a productores documentales (dependencias) la programación definitiva de transferencias	- Eddy Jazmin Garcia Veloza	- Circular de programación de transferencias - Envíos de Correos electrónicos internos	Esta comunicación se transmite mediante electrónico interno.
Preparar las transferencias documentales al Archivo General del Municipio	- Todos	- preparar transferencias documentales al archivo general del municipio	Teniendo en cuenta el cumplimiento de los tiempos establecidos en la programación de transferencias, debe realizarse la transferencia documental.
Elaborar cronograma de verificación y aplicación de las TRD en cada uno de los archivos de gestión	- Eddy Jazmin Garcia Veloza	- verificación por unidad documental de la aplicación de las tablas de retención documental	Se elabora el cronograma de visitas El cual contiene, las fechas y los formatos a aplicar, este crononograma se realiza con las oficinas productoras de documentos
Elaborar y enviar al Archivo General Municipal la Remisión de Documentos y las unidades documentales (cajas)	- Todos	NOTA: La constancia y el recibido de la transferencia es el Acta de Transferencia Documental.	Este oficio debe traer anexo el Formato de Inventario Único Documental resultante de la aplicación del Instructivo Preparar transferencias documentales PSI-SAM-IN-001, y debe estar firmado por el Líder de la oficina productora.
Recibir la transferencia documental y elaborar el Acta de Transferencia Documental	- Eddy Jazmin Garcia Veloza	Acta de Transferencia Documental	Deben recibirse las Unidades Documentales (cajas) y ubicarse en el lugar correspondiente, respetando los principios de procedencia y orden original. Inmediatamente debe elaborarse el Acta de Transferencia Documental donde consten los datos más importantes de la transferencia que acaba de recibirse y debe entregarse copia a quien corresponda.
Verificar cumplimiento de requisitos de las transferencias documentales y elaborar comunicación de requisitos incumplidos (en caso de ser necesario)	- Eddy Jazmin Garcia Veloza	Oficio de comunicación de requisitos incumplidos	Debe verificarse la preparacion física de las unidades documentales (cajas) con lo registrado en el Formato de Inventario Único Documental elaborado por las Oficinas Productora; en caso de encontrarse desviaciones, debe elaborarse un oficio donde se comunique a la Oficina productora las desviaciones encontradas y la pronta corrección de ellas.

8. CONTENIDO

LISTA DE VERSIONES

VERSIÓN	FECHA	RAZÓN DE LA ACTUALIZACIÓN

ELABORÓ

REVISÓ

APROBÓ


Nombre:	Eddy Jazmin Garcia Veloza
Cargo:	Técnico Operativo
Fecha:	26/Oct/2022


Nombre:	Juan David Londoño Giraldo
Cargo:	Profesional Universitario
Fecha:	27/Oct/2022


Nombre:	Olga Lucia Acosta Orozco
Cargo:	Profesional Universitario
Fecha:	09/Nov/2022


Nombre:	Guillermo Hernandez Gutierrez
Cargo:	Líder de Programa
Fecha:	05/Dic/2022